Atât pentru firme, cât şi pentru persoane fizice autorizate, responsabilităţile pentru managementul facturilor nu se limitează la întocmirea corectă a acestora şi la înregistrarea plăţilor. Conform legii, firmele au în plus obligaţia de a păstra şi arhiva facturile şi alte documente financiar-contabile.

Art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, prevede obligativitatea păstrării în arhivă a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate. Sunt în această situaţie:

- societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste;
- instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri;
- subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor cu sediul sau domiciliul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate.

Prin urmare, facturile sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate. Facturile se arhivează pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Facturile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor păstra pe o perioadă de 5 ani cu începere de la momentul la care taxa aferentă achiziţiei devine exigibilă.

Arhivarea şi păstrarea chitanţelor

Conform legii, chitanţele se păstrează timp de 5 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare. Chitanţele sunt arhivate alături de celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate.

Pãstrarea documentelor justificative şi contabile se face la sediul social sau la sediile secundare, dupã caz.

 

Vezi si:

Crearea şi gestionarea seriilor de facturare

Cum întocmim factura

Cum întocmim o chitanţă