Avizul de însoţire a mărfii este un document financiar-contabil cu o utilizare complexă, care include în principal însoţirea bunurilor expediate în diverse scopuri, pe timpul transportului acestora.

Conform O.M.E.F. nr. 3.512/2008 şi O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006, care reglementează acest document contabil, avizul serveşte ca:

- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz (ex. în cazul expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; în cazul valorilor materiale trimise pentru prelucrare la terţi şi returnarea acestora după procesare, caz în care este necesară pe aviz menţiunea "Pentru prelucrare la terti");
- document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz (în cazul bunurilor livrate în cadrul unei operaţiuni de vânzare – cumpărare, atunci când furnizorul nu are posibilitatea de a emite factura, aceasta urmând să fie întocmită ulterior);
- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi (în cazul în care bunurile sunt transferate între două gestiuni aflate în incinta unităţii, se întocmeşte Bon de transfer);
- document de primire în gestiune, după caz;
- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit (premii acordate în cadrul concursurilor organizate, distribuirea de materiale promoţionale sau de mostre în cazul acţiunilor de marketing şi promovare, caz în care avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea “Fără factură”);

În toate situaţiile, este necesară pe aviz menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura (cu excepţia bunurilor cedate cu titlu gratuit, caz în care menţiunea va fi "Fără factură".

Avizul de însoţire a mărfii este reglementat ca document cu regim special intern de tipărire şi numerotare, prin urmare fiecare firmă trebuie să stabilească o procedură internă privind numerotarea avizelor de însoţire a mărfii.

Elementele obligatorii ale unui aviz de însoţire a mărfii

Ca şi factura, un aviz de însoţire a mărfii întocmit corect trebuie să cuprindă câteva informaţii obligatorii, după cum urmează:

- seria şi numărul avizului;
- data emiterii;
- datele de identificare ale furnizorului: denumire societate, adresă, CUI;
- datele de identificare ale cumpărătorului: denumire societate, adresă, CUI;
- denumirea, cantitatea şi preţul bunurilor livrate, după caz;
- date privind expediţia: numele delegatului, serie şi număr CI, mijloc de transport, ora efectuării expediţiei;
- data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.

Facturarea avizului de însoţire a mărfii

Factura emisă pe baza avizului sau avizelor de însoţire a mărfii (la baza emiterii unei facturi pot sta mai multe avize întocmite pe parcursul unei luni calendaristice) va cuprinde o referire la numărul şi data avizului / avizelor respectiv(e). Factura trebuie emisă cel târziu la data de 15 a lunii următoare întocmirii avizului.

Din programul de facturare Conteq, puteţi emite facturi pe baza avizelor simplu şi rapid: selectaţi avizul din lista de avize emise şi, din meniul contextual, alegeţi opţiunea "Generează factură". Avizele pe baza cărora s-au emis facturi vor avea starea "Facturat", pentru o evidentă clară a documentelor.

 

Vezi si:

Cum întocmim factura

Înserierea si numerotarea facturilor

Operatiuni pentru care nu se emit facturi