Un program de facturare bun nu-i uşor de ales, mai ales dacă suntem la prima încercare de a folosi un astfel de program. Iată un scurt ghid care ar trebui să ne ajute să facem o alegere inspirată:

Încercaţi programul pentru a vedea cât este de intuitiv şi de prietenos

Pentru a începe lucrul cu programul, sunt necesare câteva setări iniţiale. Reuşiţi să parcurgeţi paşii necesari cu uşurinţă? Vă descurcaţi să emiteţi o factură sau simţiţi nevoia să întrebaţi pe cineva cum să faceţi diverse lucruri? Totul pare la îndemână, intuitiv? Nu uitaţi că un program de facturare trebuie să vă ajute, nu mai mult să vă încurce, iar un program de facturare bun trebuie să fie intuitiv şi plăcut de utilizat, fără să vă pună la încercare cunoştinţele contabile sau de IT.

Verificaţi serviciul de suport

Există un astfel de serviciu, un număr de telefon? Este prompt şi prietenos? Nu se ştie niciodată când aveţi o problemă urgentă cu o factură sau un client mai special. Un serviciu de suport slab sau inexistent poate însemna că programul este neactualizat/neîntreţinut corespunzător.

Verificaţi funcţiile de gestiune a documentelor

Un program de facturare nu trebuie să fie doar o "tiparniţă" automată pentru facturi. Altfel spus, un program de facturare profesional trebuie să ofere funcţii de gestiune a documentelor contabile, să genereze rapoarte şi situaţii, pentru a oferi utilizatorilor un instrument eficient de management şi control. Verificaţi cu atenţie modul de funcţionare a programului, operaţiile pe care acesta vă permite să le faceţi să respecte normele şi legislaţia în vigoare şi, nu în ultimul rând să vă ofere un management cât mai bun al documentelor.

Verificaţi siguranţa şi confidenţialitatea datelor

Programul de facturare ales oferă vreun serviciu de back-up? Sunt datele dumneavoastră în siguranţă? Conexiunea internet este criptată?

Verificaţi dacă are toate funcţiile de care aveţi nevoie

Încercaţi funcţiile programului să vedeţi dacă într-adevăr există şi funcţionează. Totul vi se pare intuitiv?

Atenţie la costuri

Deşi un program de facturare bun nu va fi niciodată gratuit, este bine să vă asiguraţi că modul de tarifare este transparent şi corect pentru a nu avea surprize precum:

- serviciul de suport se plăteşte suplimentar;
- upgrade-ul la noua versiune costă separat.

Optaţi pentru programe de facturare online

Nu doar pentru că online-ul este viitorul şi că serviciile s-au mutat pe online, ci pentru că un program de facturare online oferă avantaje:

- nu necesită instalare;
- back-up şi securitate mai bune;
- acces de pe orice computer conectat la Internet;
- actualizare permanentă fără costuri suplimentare şi fără reinstalări;
- mobilitate sporită - un program de facturare online poate fi accesat inclusiv de pe tabletă sau telefonul mobil. Astfel, facturaţi instant de oriunde, nu mai amânaţi facturarea până ajungeţi la birou.

 

Vezi si:

Program de facturare online, soluţie practică pentru antreprenori

Facturare pe tabletă si telefon

Notificări automate de plată pentru facturile scadente sau restante