Odată cu eliminarea facturilor fiscale înseriate şi numerotate la nivel naţional de către Imprimeria Naţională, conform noului Cod Fiscal aplicabil de la 1 ianuarie 2007, firmele au posibilitatea să-şi tipărească singure facturile, în acord cu sistemul aplicat în Uniunea Europeană. Altfel spus, fie că sunteţi PFA sau deţineţi o firmă, nu mai sunteţi constrâns să utilizaţi tipizate, ci puteţi defini propriul format pentru facturile dumneavoastră, pe care le puteţi întocmi şi gestiona eficient utilizând un program de facturare.

În ce situaţii emitem factură

Factura se emite obligatoriu de către firmele înregistrate în România în scopuri de TVA atât pentru evidenţierea TVA-ului colectat cât şi pentru înregistrarea veniturilor aferente livrărilor de bunuri şi prestărilor de servicii.

Factura se emite şi pentru situaţiile în care nu există obligaţia colectării TVA, cum ar fi de exemplu, operaţiunile de livrări de bunuri şi prestări de servicii scutite cu drept de deducere a TVA, scutite fără drept de deducere a TVA sau neimpozabile în România.

Factura trebuie emisă până în cea de-a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei (se încasează avansul, se livrează bunul sau se presteaza serviciul).

Cum se alocă şi gestionează seriile de facturare

Facturile trebuie să aibă o serie şi un număr unic. Odată cu eliminarea facturilor fiscale cu serii pre-tipărite, orice firmă îşi defineşte singură seriile de facturare, conform unei proceduri interne. Astfel, în cadrul firmei, trebuie desemnată în scris, pe baza unei decizii interne, una sau mai multe persoane cu atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor facturilor. Numărul facturii trebuie să fie secvenţial şi să ţină cont de structura organizatorică a societăţii (gestiuni, puncte de lucru, sucursale). Stabilirea şi alocarea numerelor pentru facturi se face anual. La începutul fiecărui an fiscal trebuie menţionat numărul de la care se va emite prima factură.

Elementele obligatorii ale unei facturi

Indiferent de aspectul sau formatul pe care doriţi să-l aibă facturile dumneavoastră, este esenţial ca acestea să conţină toate elementele obligatorii prevăzute de lege, după cum urmează:

- seria si numărul facturii;
- data emiterii facturii;
- data încasării unui avans, dacă această dată diferă de data emiterii facturii;
- numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al firmei care emite factura;
- numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală al beneficiarului de bunuri sau servicii;
- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
- valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv TVA;
- cota de TVA sau menţiunea “scutit cu drept de deducere / scutit fără drept de deducere / neimpozabil sau neinclus în baza de impozitare/ taxare inversă”, dupa caz;
- valoarea TVA pentru operaţiunile taxabile;
- în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, trimiterea la art. 1521, la art. 306 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat regimul special;
- dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, trimiterea la art. 1522, la art. 313, 326 ori 333 din Directiva 112 sau orice altă referinţă care să indice faptul că a fost aplicat unul dintre regimurile respective;
- referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeaşi operaţiune.

Alte elemente care trebuie trecute pe factură, după caz, includ:

- adresa punctului de lucru dacă livrarea bunurilor nu se face de la sediul social al firmei;
- datele de identificare ale persoanei care efectuează livrarea bunurilor ( excepţie la prestările de servicii): numele şi prenumele, seria şi numărul actului de identitate (buletin de identitate, carte de identitate sau pasaport), codul numeric personal;
- numărul şi data contractului în baza căruia s-a prestat serviciul, respectiv ale comenzii, în cazul prestărilor de servicii ocazionale care nu au la bază un contract.

Este bine de ştiut că semnarea şi ştampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii.

Puteţi întocmi facturile în orice limbă oficială a statelor membre ale UE, dar la solicitarea organelor de inspecţie fiscală trebuie să asiguraţi traducerea acestora în limba română.

Baza de impozitare a TVA o puteţi înscrie în lei sau în valută, însă, dacă operaţiunea este impozabilă TVA, suma taxei colectate trebuie înscrisă obligatoriu şi în lei. Baza de impozitare în valută se converteşte în lei la cursul BNR sau la cursul utilizat de banca prin care se efectuează decontările.

Modificarea datelor de pe factură

Odată emisă, o factură nu mai poate fi modificată! În cazul în care dorim să corectăm anumite informaţii din factură, avem două opţiuni:

- Dacă factura n-a fost transmisă încă beneficiarului, o putem anula şi emitem un nou document. Numerotarea noii facturi se va face în continuarea celei anulate.
- Dacă factura a fost deja transmisă beneficiarului, se va emite o nouă factură care să cuprindă atât informaţiile din documentul iniţial, numărul şi data documentului corectat, valorile cu semnul minus, cât şi informatiile şi valorile corecte.

Pentru un control sporit asupra formei finale a facturilor dumneavoastră, facturile create cu programul de facturare Conteq au iniţial starea de Ciornă, o stare în care factura poate fi revizuită şi modificată. În momentul în care sunteţi mulţumit de conţinutul şi forma ei, o puteţi emite efectiv selectând din meniul principal al programului opţiunea Facturi -> Emite factură.

Vezi si:

Factura externă

Crearea şi gestionarea seriilor de facturare

Operaţiuni pentru care nu se emit facturi

Noi reglementări privind facturarea din 2013