Pe lângă alte elemente obligatorii pe care trebuie să le conţină o factură, numărul şi seria acesteia sunt informaţii extrem de importante, care identifică unic acest document contabil şi permit controlul fiscal al operaţiunilor societăţilor comerciale.

De aceea, înainte de a începe să emită facturi, orice firmă sau PFA trebuie să-şi definească printr-o decizie internă seriile şi numerotarea facturilor. Dacă înainte de 1 ianuarie 2007, firmele foloseau facturi fiscale înseriate şi numerotate la nivel naţional de către Imprimeria Naţională, după această dată, orice societate îşi poate crea şi tipări propriile facturi, cu respectarea cerinţelor Codului Fiscal.

Regimul intern de numerotare a facturilor

Numerotarea şi înserierea vor fi decise intern de către fiecare firmă, printr-o procedură proprie de stabilire şi alocare a numerelor pentru facturi, chitanţe şi avize. Această procedură va fi elaborată de persoana / persoanele desemnată / desemnate de conducerea societăţii, prin decizie internă scrisă, să răspundă de gestionarea numerotării facturilor. Decizia privind înserierea şi numerotarea facturilor, chitanţelor şi avizelor se întocmeşte anual. Acesta este un document intern şi nu se înregistrează la Administraţia Financiară. Se păstrează la dosar.
Decizia internă de numerotare a facturilor trebuie să precizeze, de asemenea, la începutul fiecărui an fiscal, numărul de la care se va emite prima factură.

Cum creăm seriile de facturare

Seria este o secvenţă de numerotare a facturilor, valabilă pentru câte un an. Conform normelor în vigoare, numărul facturii trebuie să fie secvenţial şi să ţină cont de structura organizatorică a firmei (gestiuni, puncte de lucru, sucursale). Astfel, în funcţie de complexitatea activităţii, putem defini una sau mai multe serii pentru facturi, care să ne permită o evidenţă cât mai clară a documentelor emise. Firmele cu un număr redus de facturi îşi pot defini o singură serie de facturi, alcătuită dintr-un număr simplu – de ex. 1001, 1002, etc. - sau utilizând un prefix sugestiv pentru denumirea societăţii – de ex. societatea (fictivă) Flora Mag SRL poate defini seria de facturare după modelul FLO-1F, FLO-2F, etc.
O firmă cu mai multe domenii de activitate şi / sau cu mai multe puncte de lucru poate defini mai multe serii pentru facturi, folosind un prefix şi/sau sufix – de ex. FLO-B201101, FLO-CT2011001, etc – evidenţiind astfel anul şi punctele de lucru care emit factura.
În mod similar puteţi proceda pentru alocarea seriilor pentru chitanţe şi avize.

Programul de facturare Conteq vă permite să gestionaţi numerotarea facturilor extrem de simplu, fără efort şi fără erori. Puteţi înregistra una sau mai multe serii pentru facturi şi pentru alte documente contabile. Odată definită o serie în program, numerele documentelor se alocă automat, astfel încât nu există riscul de a duplica un număr, de a sări un număr sau de a numerota greşit un document. De asemenea, în meniul principal al programului de facturare, la secţiunea Contul meu -> Cum încep, puteţi descărca un model de decizie internă pentru înserierea şi numerotarea facturilor.

 

Vezi si:

Cum întocmim factura

Arhivarea şi păstrarea facturilor

Noi reglementări privind facturare din 2013